Exemple de rapport

Exemple anonymisé. Il reprend des points réellement relevés sur un dossier de copropriété, mais la résidence, les entreprises, les numéros et tous les montants ont été modifiés. La présentation du service définitif pourra différer.

Le dossier

Copropriété	Résidence des Tilleuls (fictive), 180 lots, 6 bâtiments
Assemblée générale	12 juin 2025, comptes de l'exercice 2024
Documents analysés	Convocation et annexes (118 pages), appels de fonds 2024, 46 factures, 7 devis, 2 contrats d'entretien

En bref

2 points bloquants concernent des résolutions soumises au vote : nous suggérons d'en demander le report.
4 points importants portent sur les comptes 2024 : l'un d'eux a déjà été corrigé par le syndic après une question.
4 points à vérifier appellent une simple explication.
En jeu pour la copropriété : 2 310,00 € de facture comptée deux fois (déjà corrigée), et un écart d'eau de 4 500 m³, dont une partie relève normalement des parties communes.

1. Convocation et résolutions

Bloquant

Résolution 14 : peinture de la cage d'escalier du bâtiment B appelée sur la clé « chauffage »

Convocation, page 9 · Annexe « répartition des travaux », page 87 · Formulaire de vote, pages 112 à 115

Résolution n° 14 : travaux de peinture de la cage d'escalier du bâtiment B — répartition : clé 004 Chauffage

Des travaux sur les parties communes d'un bâtiment se répartissent normalement sur la clé de ce bâtiment, et seuls ses copropriétaires votent. La résolution 14 n'apparaît pas non plus dans le formulaire de vote par correspondance.

Question au syndicPouvez-vous nous confirmer la clé de répartition retenue pour la résolution 14, et nous indiquer pourquoi elle ne figure pas dans le formulaire de vote par correspondance ?

À vérifier

Honoraires du syndic sur travaux non chiffrés

Convocation, page 11, résolution 14-2

Honoraires de suivi des travaux : ***** € TTC

Question au syndicPouvez-vous nous communiquer le montant des honoraires de la résolution 14-2 et le pourcentage appliqué, au regard de votre contrat de syndic ?

2. Devis et entreprises

Bloquant

Deux devis de peinture très semblables

Devis A (Peintures du Midi), pages 1 à 3 · Devis B (Rénov'Façades), pages 1 à 3

Les deux devis portent la même référence DV-23-0412 et contiennent la mention « selon votre document d'origine ».

14 postes identiques, dans le même ordre. Chaque poste du devis B est supérieur de 180 € ou de 540 € à celui du devis A. Score de similarité des lignes : 0,97 sur 1.
Devis B : SIRET introuvable dans l'annuaire des entreprises, numéro de TVA déclaré invalide par le service européen VIES.

Questions au syndicPouvez-vous nous indiquer comment ces deux devis ont été obtenus, et nous communiquer le numéro SIRET de l'entreprise Rénov'Façades ? Son numéro de TVA n'étant pas reconnu, la TVA facturée est-elle bien due ?

Important

Remplacement des pompes : un seul devis, expiré, pour un équipement peut-être déjà couvert

Devis Thermo Services, page 2 · Contrat d'exploitation chauffage, page 6

Offre valable jusqu'au 31 mars 2025.

Garantie totale (P3) : remplacement des matériels défectueux, y compris pompes et circulateurs.

Un seul devis (18 400 € TTC), dont la validité a expiré deux mois et demi avant l'AG. Le contrat d'exploitation en cours semble inclure ce remplacement.

Question au syndicLe remplacement des pompes n'entre-t-il pas dans la garantie totale (P3) du contrat d'exploitation ? Sinon, pouvez-vous présenter au moins un devis concurrent et à jour ?

À vérifier

Offre de ménage : nom commercial et société émettrice différents

Offre de ménage, page 1 · Annuaire des entreprises (données publiques)

Offre présentée sous l'en-tête « Cabinet Exemple Gestion », émise par SAS Net'Exemple.

La société émettrice a été immatriculée sept mois avant la date de l'offre.

Question au syndicPouvez-vous nous préciser le lien entre le cabinet et la société SAS Net'Exemple, et nous indiquer si d'autres entreprises ont été consultées ?

3. Factures et comptabilité

Important · corrigé par le syndic

Facture de 2023 comptée une seconde fois en 2024

Annexe n° 3, page 41 · Archives 2023, facture page 12

Entretien espaces verts — Facture n° F-2023-0871 — 2 310,00 €

Même fournisseur, même numéro, même montant que dans l'exercice 2023.

Réponse du syndic« Il s'agit d'une erreur de saisie, l'écriture a été annulée sur l'exercice. » Statut : corrigé.

Important

Dépense de plomberie sans facture

Annexe n° 3, page 47 (charges du bâtiment C)

Plomberie — intervention colonne — 1 480,00 €

Aucune facture correspondante parmi les 46 factures de l'exercice. Ce montant est imputé au seul bâtiment C : il ne vous concerne pas directement, mais concerne vos voisins.

Question au syndicPouvez-vous nous transmettre la facture correspondant à la dépense de plomberie de 1 480,00 € imputée au bâtiment C ?

Important

Eau facturée sans relevé de compteur

Factures d'eau 2024, pages 1 à 4 · Relevé des compteurs individuels, annexe page 96

Eau facturée : 19 200 m³. Total des compteurs individuels : 14 700 m³.
Écart : 4 500 m³, soit 23 %, réparti entre tous les copropriétaires.
Une partie de l'écart peut être normale (arrosage, nettoyage des parties communes).

Question au syndicPouvez-vous nous expliquer l'écart de 4 500 m³ entre l'eau facturée et la somme des compteurs individuels, et nous indiquer si une recherche de fuite a été envisagée ?

À vérifier

Factures impayées au 31 décembre, dont l'assurance

Annexe n° 2, page 34

Fournisseurs — factures non parvenues / à payer : … Assurance multirisque 11 860,00 €

Question au syndicLa prime d'assurance de 11 860,00 € a-t-elle été réglée depuis la clôture, et la couverture de l'immeuble a-t-elle été maintenue sans interruption ?

À vérifier

Fournisseurs débiteurs

Annexe n° 1, page 30

Fournisseurs débiteurs : 3 512,40 €

Des fournisseurs ont reçu 3 512,40 € de plus que les factures enregistrées.

Question au syndicPouvez-vous nous indiquer à quels fournisseurs correspondent ces 3 512,40 € et quand les factures ou les remboursements seront enregistrés ?

4. Pistes d'économies

Assurance : prime passée de 8 410 € en 2020 à 11 860 € en 2024 (+41 %). Une remise en concurrence peut être demandée au conseil syndical.
Puissance souscrite du chauffage : 1 200 kW souscrits pour une pointe relevée à 780 kW. L'abonnement pourrait être ajusté.
Ménage : comparer l'offre présentée avec le prestataire actuel et au moins un autre devis.

5. Suggestions de vote

Résolution	Suggestion	Pourquoi
3. Approbation des comptes 2024	Demander le report	Dépense sans facture, fournisseurs débiteurs et écart d'eau sans explication à ce jour.
4. Quitus au syndic	Contre	Tant que les points sur les comptes restent sans réponse.
6. Budget prévisionnel 2026	Pour	Stable par rapport au réalisé, aucune anomalie relevée.
14. Peinture cage d'escalier bâtiment B	Demander le report	Clé de répartition à corriger, résolution absente du formulaire de vote, devis à clarifier.
17. Remplacement des pompes	Demander le report	Devis unique et expiré ; remplacement peut-être couvert par le contrat P3.
19. Contrat de ménage	Abstention	Une seule offre, lien avec le cabinet à préciser.

6. Le mail au syndic (extrait)

Madame, Monsieur,

En préparant l'assemblée générale du 12 juin 2025, j'ai relevé plusieurs points sur lesquels je souhaiterais obtenir des précisions avant le vote :

1. Résolution 14 (peinture de la cage d'escalier du bâtiment B) : pouvez-vous nous confirmer la clé de répartition retenue (convocation, page 9) et nous indiquer pourquoi cette résolution ne figure pas dans le formulaire de vote par correspondance ?

2. Dépense de plomberie de 1 480,00 € imputée au bâtiment C (annexe 3, page 47) : pouvez-vous nous transmettre la facture correspondante ?

…

Je vous remercie par avance de vos réponses, qui permettront à chacun de voter en connaissance de cause.

Information, pas conseil juridique. Ce rapport signale des points à faire vérifier. Une anomalie apparente peut avoir une explication légitime. Les références légales sont données à titre indicatif.

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